become.1 Flex – Wichtige steuerliche Hinweise für Administratoren

Die Informationen in diesem Beitrag helfen dir als Administrator steuerrechtliche Zusammenhänge und Hintergründe besser zu verstehen und das System konform aufzusetzen.

Hinweis: become.1 berät steuerrechtlich nicht – die bereitgestellten Informationen dienen als Hinweis zur einer sauberen Bereitstellung von Mitarbeiter-Benefits und sollten explizit mit dem eigenen Steuerberater besprochen werden, sodass etwaige Risiken vorab eliminiert werden können.

Grundsätzlich gilt:

  • Alle Zuschüsse des Flex Moduls (mit Ausnahme des Meals Moduls unter bestimmten Voraussetzungen) müssen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbracht werden. Diese Voraussetzung ist nur dann gegeben, wenn
     die Leistung nicht auf den Anspruch auf Arbeitslohn angerechnet,
  • der Anspruch auf Arbeitslohn nicht zugunsten der Leistung herabgesetzt,
  • die verwendungs- oder zweckgebundene Leistung nicht anstelle einer bereits vereinbarten künftigen Erhöhung des Arbeitslohns gewährt und
  • bei Wegfall der Leistung der Arbeitslohn nicht erhöht
    wird.

Meals (digitaler Essenszuschuss)

Laut dem BMF-Schreiben vom 18.01.2019 kann eine Vereinfachungsregelung angesetzt werden und für Vollzeit-Arbeitnehmer, die remote, ständig in ihrer 1. Betriebsstätte und nicht regelmäßig auswärtstätig sind (mehr dazu unter dem Abschnitt Auswärtstätigkeiten) bis zu 15 Essenszuschüsse pro Monat erhalten.

Arbeitnehmer in Teilzeit-Anstellung:
Arbeitstägliche Zuschüsse zu Mahlzeiten sind auch dann mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn sie an Arbeitnehmer geleistet werden, die ihre Tätigkeit in einem Home Office verrichten oder nicht mehr als sechs Stunden täglich arbeiten, auch wenn die betriebliche Arbeitszeitregelung keine entsprechenden Ruhepausen vorsieht.
Sollte ein Arbeitnehmer in Teilzeit nicht 5 Tage die Woche arbeiten, ist dies ebenso im Rahmen der Anzahl der Essenszuschüsse zu berücksichtigen.

Auswärtstätigkeit (Spesen):

Essenszuschüsse dürfen nur an Arbeitnehmer erstattet werden, die durchschnittlich an weniger als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben. become.1 stellt gerne einen Datensatz mit Auskunft über historische Zuschüsse, um Krankheits- und Urlaubstage gegenzuprüfen.

Längerfristige Auswartstätigkeit an der gleichen Betriebsstätte:

Rechtliche Grundlage

R 8.1 Absatz 7 Nummer 4 Buchstabe a Satz 3 und 4 LStR:
Zur Erfüllung der Voraussetzungen nach Doppelbuchstabe bb hat der Arbeitgeber für jeden Arbeitnehmer die Tage der Abwesenheit z. B. infolge von Auswärtstätigkeiten, Urlaub oder Erkrankung festzustellen und die für diese Tage ausgegebenen Essenmarken zurückzufordern oder die Zahl der im Folgemonat auszugebenden Essenmarken um die Zahl der Abwesenheitstage zu vermindern.

Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage und zur Anpassung der Zahl der Essenmarken im Folgemonat entfällt für Arbeitnehmer, die im Kalenderjahr durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat Auswärtstätigkeiten ausüben, wenn keiner dieser Arbeitnehmer im Kalendermonat mehr als 15 Essenmarken erhält.

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