Wie füge ich neue Arbeitnehmer hinzu?

In der Benutzerverwaltung kannst du auf verschiedene Arten Arbeitnehmer anlegen. Falls du mehrere Arbeitnehmer anlegen möchtest, empfehlen wir dir dies über den CSV Import vorzunehmen. Alternativ besteht die Möglichkeit einzelne Arbeitnehmer manuell anzulegen. Über den manuellen Weg kannst du entscheiden ob du Arbeitnehmern zusätzlich Administratoren-Rechte vergeben möchtest. Klicke in der Benutzerverwaltung rechts oben auf “+ Hinzufügen”, um in die “Benutzer hinzufügen”-Maske zu kommen:

Jetzt siehst du drei verschiedene Möglichkeiten:

Manuelles Anlegen von Benutzern (Einzelanlage)

  1. Entscheide welche Rolle der neue Benutzer haben soll:

    1. Arbeitnehmer: Ein Angestellter des Unternehmens, der ein Benefits-Budget erhalten soll

    2. Administrator: Ein verwaltender Angestellter, der das Arbeitgeberportal von become.1 verwaltet und in der Lage ist Budgets zu allokieren und Sachbezüge wie Goodies und Karten ausstellen kann

    3. Arbeitnehmer inklusive Administrationsrechte: Ein verwaltender Arbeitnehmer, der selbst Benefits beziehen soll → hierfür musst du “Arbeitnehmer” und “Administrator” gleichzeizig über die Checkbox auswählen und dann über “Weiter” in die Anlage übergehen.

  2. Fülle die allgemeinen Informationen sowie die spezifischen Informationen zum Arbeitnehmer aus

  3. Klicke auf „Benutzer anlegen“

Nachdem du auf „Benutzer anlegen“ geklickt hast, versendet das System automatisch eine Registrierungsmail an die in den Benutzerdaten hinterlegte E-Mail.

Anlage mehrerer Benutzer über einen Import (.CSV-Datei)

  1. Klicke unter “Mehrere Benutzer” auf “Hochladen”

  2. Jetzt bestätige das Unternehmen für welches du Benutzer hochladen möchtest

  3. Links unten kannst du dir durch einen Klick auf “Vorlage” ein Template herunterladen

  4. Fülle die Spalten des Templates mit den gewünschten Informationen. Hierbei gibt es Pflichtfelder und optionale Informationen:

    1. Pflichtfelder:

      1. Email-Adresse → Ohne eine Email-Adresse kann kein Zugang zur become.1 Plattform vergeben werden. Eine private Email-Adresse ist auch möglich.

      2. Personalnummer → Diese Information ist für eine saubere Dokumentation in der Lohnabrechnung von Nöten

    2. Optionale Informationen:

      1. Gruppen → Gruppen können optional angelegt werden und in der Verwaltung von Arbeitnehmern und deren Budgets sowie Benefiteinstellungen helfen. Beispiele von Gruppen sind “Abteilungen”, “Standorte”, “Kantine”, Arbeitszeitgruppen wie bspw. “Vollzeit”, “Teilzeit”, “Auszubildend”

      2. Kostenstelle → Kostenstellen können ebenfalls optional angelegt werden.

  5. Klicke auf “Datei ablegen” und wähle deine vorbereitete Datei aus.

  6. Lade deine .csv-Datei hoch, indem du auf „Hochladen & Erstellen“ klickst.

  7. Nachdem die Benutzer hochgeladen wurden, kannst du den neuen Benutzern mit einem Klick auf “Benefit Zugriff verwalten” direkt Benefits und Budgets freischalten:

Nach Abschluss dieses Vorgangs erhalten alle angelegten Benutzer durch das System automatisch eine Email mit einem Registrierungslink. Sollten direkt Benefits freigeschaltet worden sein, erhalten die Benutzer zusätzlich Onboarding-Informationen zu den jeweiligen Modulen.

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